Generar documentos de correspondencia conteniendo la información de la fuente de datos.

Actividad 1.4

Generar documentos de correspondencia, conteniendo información de la fuente de datos en los campo de combinación utilizados.

¿Qué es combinar correspondencia en Word?

Nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de otras personas distintas.

¿Cuáles son los conceptos previos?

El documento principal: Pues es el documento de Word que mantiene el texto fijo y los campos variables

Origen de datos: Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar. Puede provenir de distintos programas, por ejemplo una tabla de Access un libro de Excel o una lista de direcciones de Outlook  etc.

Crear el documento principal

·  
             Abrir Word y tener en la ventana un documento que ya contenga el texto fijo

·         
      Seleccionamos la pestaña correspondencia y entras a iniciar combinación de correspondencia.

·         
      Haz clic en Asistente para combinar correspondencia

En el paso que sigue ya tu escoges el tipo de documento ya sea carta, sobre etiquetas, direcciones etc.

Nota: En este tutorial vamos a crear una carta ya que en los otros tipos de documentos se siguen casi los mismos pasos claro algunas excepciones.

Bueno estas en el asistente ahí te dice que tipo de documentos vas a trabajar en este caso entramos a cartas y das siguiente.

Después escoges el documento actual.

En el siguiente paso seleccionamos el origen de datos (destinatarios).

Al hacer clic en  la opción crear, se abre el cuadro de dialogo nueva lista de direcciones y aquí podremos comenzar a llenar nuestros registros, Podemos eliminarlas incluso cambiarle el nombre.

Una vez modificada la guardas.

En  el siguiente paso, redactamos el documento en nuestra hoja de Word  y ahora añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca.

Podemos insertar: Un bloque de direcciones, líneas de saludo, más elementos, etc.

Cuando hayamos completado los campos de combinación necesarios damos siguiente

Ya para completar nuestra carta podemos enviarlas a la impresora en la opción Imprimir o si te falto algo vas a Editar cartas individuales.

Y si  no quieres realizar ninguna de ellas simplemente cierras el panel de tareas.

Jose Antonio Huitron Nuñez

Grupo: 302

Plantel: Arturo David Velazquez Rivera

Actividad: 1.1

En esta actividad aprenderemos y comprenderemos como utilizar de una manera rápida y básica las opciones de Word.

Reporte 1.1 ¨OPCIONES DE WORD¨

Bueno, podemos personalizar la manera que trabajamos con Word, al entrar a las opciones de Word, que podrás encontrar  al presionar el botón office:

Te encontraras con diferentes ventanas:

·         Mas frecuentes

·         Mostrar

·         Revisión

·         Guardar

·         Avanzadas

·         Personalizar

Mas frecuentes

  

Si quieres, en opciones de Word puedes decidir si aparezca la minibarra con opciones de formato.

Aquí una muestra:

                                                                                                                    

Cambios que se pueden hacer en esta opción:

Cambiar el nombre de usuario

Idioma

Combinación de colores

Etc…

Muy bien también se puede cambiar el modo de como se muestra el contenido del documento en pantalla y al imprimir.

Mostrar

·         Puedes modificar las opciones de presentación de la página, como mostrar el espacio en blanco que se muestra el diseño de impresión.

·         Puedes ver las tabulaciones, espacios, marcas de párrafo y otras marcas de formato en pantalla.

·         Puedes modificar lo que se imprimirá, como fondos, texto oculto, imágenes de fondo,etc.

Revisión

En esa sección :

·         Se pueden cambiar las opciones de autocorrección

·         Hacer que Word no marque las palabras en mayúsculas

·         Omitir la ortografía  en palabras que contengan números

·         Omitir direcciones de internet

·         Omitir las palabras repetidas

·         Cambiar otras opciones para ortografía y gramática

Guardar

·         Puedes guardar tus documentos en formato *.docx, o si lo requieres, guardarlos en formato*.doc para que los pueda leer cualquier computadora con versiones anteriores

·         Puedes cambiar la ubicación donde se guardan de forma predeterminada tus documentos

·         Se puede cambiar el tiempo de retardo para guardar información para auto recuperar información en caso de que sea necesario

Avanzadas

Son muchas opciones que pueden modificarse  en esa sección:

·         Opciones de edición

·         Al momento de cortar, copiar y pegar , podemos decidir si queremos mantener o no el formato de origen

·         Decidir cuantos archivos quiere que recuerde Word

·         Hacer que aparezcan o no las barras de desplazamiento

·         Hay opciones para cuando necesitamos imprimir

Personalizar

En esta sección podremos modificar el contenido de la barra de herramientas de acceso rápido. Observen que en el listado de la izquierda están los comandos que puedes utilizar y a tu derecha, los comandos actuales en la barra, puedes agregar o quitar según lo requieras.

Esta también en diseño de página que se vera generalmente como se usa:

·         Abres Word 2007 o 2010

·         En la cinta de opciones te vas a Diseño de pagina

·         Ahí se pueden varias opciones como Márgenes, Orientación, Tamaño de hoja columnas, saltos, etc.

·         Muy para ver de una manera mas clara para ver que es cada cosa vayan a la esquina inferior derecha y opriman ese botón

Muy bien entonces ya estamos aquí:

Bueno en configurar página hay tres aspectos principales: Márgenes, Papel y Diseño

Márgenes: Puedes cambiar márgenes para acomodar el texto a tu gusto o ya depende del tipo de escrito que hagas, cambiar la orientación de la hoja y si quieres aplicarlo a unas hojas o a todas.

Papel: En papel puedes escoger el tamaño de la hoja, ya sea si la quieres tamaño carta, A4 postal japonesa, etc. O tu mismo puedes escoger el ancho y alto de la hoja igual que en la anterior puedes aplicarlo a todas las hojas o algunas predeterminadas.

Diseño: Puedes escoger a tu número encabezados y  pies de página a tu gusto  y en página puedes escoger distintos tipos de alineaciones como justificada, centrada, superior o abajo.

Para que sirve el encabezado pie de pagina y Numero de pagina?

El encabezado te sirve para un titulo en general de tu documento, para la fecha, numero de páginas etc... y pie de pagina para dar una referencia a una cita y pues los números de pagina se los vas dando si quieres de manera continua o depende.

Reporte1.2

Reporte 1.2

Hipervínculos

¿Que es un hipervínculo?

Un hipervínculo es texto de color y subrayado en el que se hace clic para ir a una ubicación de un archivo, a otro archivo, a una pagina HTML del World Wide Web o de una Intranet.

¿Que es un Marcador?

Un marcador es un elemento o una ubicación de un documento que se identifica y se le asigna un nombre para futuras referencias. Los marcadores se utilizan para saltar rápidamente a una ubicación específica de un documento solo con presionar un botón del mouse.

Muy bien veremos como agregar un marcador.

·         Seleccionar un elemento al que desees asignar un marcador o haz clic donde deseas insertar un marcador.

·         En la pestaña Insertar, busca el grupo “Vínculos” y haz clic en “Marcador”.

·         En nombre del marcador: Escribe o selecciona un nombre.

·         Haz clic en agregar.

Nota importante:

Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y pueden incluir números, pero no espacios. No obstante puedes utilizar el carácter de subrayado para separar palabras, por ejemplo: “Primer_ titulo”.

Insertar hipervínculos

Ya sabemos como manejar Marcadores, ahora podemos continuar con hipervínculos.

·         En el documento actual, inserta un  marcador en la ubicación a la que deseas ir o el numero de marcadores que necesites.

·         Selecciona el texto o el objeto (puede ser una imagen) que deseas representar en el hipervínculo.

·         Haz clic en Hipervínculo del grupo Vínculos en la pestaña Insertar ( en el mismo lugar de los Marcadores).

·         Abajo de vincular a: haz clic en lugar de este documento.

·         En la lista, selecciona el marcador al que deseas vincular.

También esta.

Insertar un hipervínculo que vaya a una ubicación especifica de otro documento.

·         Abre el archivo al que deseas ir e inserta un marcador.

·         Luego abre el archivo desde el que deseas establecer el vinculo9 y selecciona el texto o el objeto que quieres convertir en hipervínculo.

·         Abre el cuadro de dialogo de Hipervínculo.

·         Debajo de Vincular a: haz clic en Archivo o pagina Web existente.

·         Busca y selecciona el documento con el que quieres establecer el vínculo.

·         Haz clic en marcador…y selecciona el marcador que desees.

Insertar un hipervínculo que vaya a una pagina Web

·         Selecciona el texto u objeto de dibujo que desees y abre el cuadro de dialogo Hipervínculo.

·         Haz clic en archivo o pagina Web existente, debajo de vincular a:

·         Selecciona el archivo al que deseas crearle el vinculo, o bien. Puedes realizar cualquiera de las siguientes opciones:

1.       Si conoces la dirección de una pagina Web existente, puedes escribirla y Word creara automáticamente el vinculo(por ejemplo http://www.google.com.mx/

2.       Si cuentas con conexión a Internet, puedes hacer clic en pagina Web, cambiarte al navegador, abrir la pagina y regresar a Word.

Estilos

Un estilo es un conjunto de formatos que están identificados por un nombre. La ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic se pueden aplicar varias características de formato al mismo tiempo.

Aplicar estilos

Para acceder  a estilos, podemos hacerlo desde la pestaña de Inicio en el grupo de herramientas Estilo.

Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de dialogo Estilos, solo tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el panel Estilos.

El botón Inspector de Estilo abre un cuadro de dialogo que permite observar el estilo aplicado, haciendo clic sobre cualquier parte del texto.

Crear un estilo

Lo mejor es definir el estilo en una parte de nuestro documento. Para esto debemos hacer clic en el botón nuevo estilo del panel Estilos, se abrirá el cuadro de dialogo Crear nuevo estilo a partir del formato, escribir el Nombre del nuevo estilo y pulsar Aceptar.

Modificar un estilo

Para modificar un estilo, debes ir al panel Estilos y seleccionar

 El estilo que quieres modificar, al hacer clic en el triangulo de la derecha se desplegara un menú con la opción Modificar estilo… Se abrirá el cuadro de dialogo Modificar Estilo

Ahí puedes modificar las características del formato que desees, para lo cual existen unos botones con los elementos del formato más usuales, como son el tipo de fuente, el tamaño, negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, alineación, interlineado, sangrías.

Las propiedades de los estilos

Conocer estas opciones nos puede ayudar a sacar mas provecho de los estilos:

·         Tipo de estilo:

·         Estilo basado en:

·         Estilo del párrafo siguiente:

·         Agregar a la lista de estilos rápidos

·         Actualizar automáticamente

Borrar un estilo

Para borrar un estilo debes ir al panel de Estilos y seleccionar el estilo que quieres borrar, al seleccionar el triangulo que aparece en esa pantalla, se desplegara un menú con la opción Eliminar. Al eliminar un estilo, desaparecerá el formato correspondiente de los párrafos que tuvieran aplicado ese estilo.